Guía práctica
Tengo una planilla de clientes: eso cuenta como tratamiento de datos?
Una planilla con clientes puede ser mas que un archivo de apoyo. Si contiene datos personales y se usa para vender, atender, cobrar, etc, conviene ordenar finalidad,
Respuesta corta
- Una planilla puede contener datos personales si permite identificar a clientes, postulantes, trabajadores o usuarios.
- El riesgo suele estar en permisos abiertos, datos antiguos, cuentas personales, descargas y comentarios internos sin criterio.
- El primer paso es revisar columnas, accesos, responsable, finalidad y tiempo de conservacion.
Por que esta pregunta importa
Muchas organizaciones pequenas no tienen un sistema formal, pero si tienen una planilla que todos usan. Esa planilla puede ser el verdadero centro de la operacion.
Como es facil crear columnas, compartir links y duplicar archivos, la planilla puede crecer sin que nadie sepa exactamente que datos contiene o quien puede verlos.
Datos personales que pueden aparecer
- Nombre, RUT, telefono, correo, direccion o comuna.
- Compras, pagos, deuda, reclamos, estado de atencion o notas internas.
- Datos sensibles cuando el rubro es salud, educacion, bienestar, asistencia social u otro contexto delicado.
Acciones que conviene revisar
Crear la planilla, editarla, filtrar clientes, descargar copias, compartirla por link, respaldarla o conectarla con email marketing pueden ser acciones relevantes.
Pon atencion si la planilla vive en una cuenta personal, si el link esta abierto, si hay columnas que nadie usa o si se exporta a otras herramientas.
Primeros pasos razonables
Mira la planilla columna por columna. Pregunta para que sirve cada dato y elimina o separa lo que no tenga una finalidad clara.
Luego revisa permisos, dueno interno, respaldo y si la planilla se comparte con proveedores o colaboradores.
Como puede ayudarte Gestiona Tus Datos
En Gestiona Tus Datos puedes hacer una evaluacion inicial y registrar la planilla como un activo de informacion, es decir, un lugar donde viven datos personales.
Tambien puedes conectarla con el proceso que la usa. Si la planilla sostiene ventas, agenda o atencion, ese proceso puede quedar descrito en el Registro de Actividades de Tratamiento para que no dependa de memoria o improvisacion.
Preguntas frecuentes
- Excel local tambien cuenta? Puede contar si contiene datos personales y se usa con una finalidad.
- Si no comparto la planilla, igual debo revisarla? Si contiene datos personales, conviene revisar finalidad, seguridad y retencion.
- Que pasa si uso Google Sheets? Ademas de la planilla, puede aparecer un proveedor y condiciones de almacenamiento o acceso que conviene documentar.
Fuentes y límite de uso
Esta guía es informativa y no reemplaza asesoría legal. La interpretación y aplicación concreta debe revisarse según la actividad, el tipo de datos, los contratos y las instrucciones vigentes de la autoridad.